Family Office | Office Manager

STILLINGSTYPE: OFFICE MANAGER

ARBEIDSSTED: OSLO

SØKNADSFRIST: SNAREST

KONTAKTPERSON: EINAR MÆLE  | 481 73 626

KONTAKTPERSON: SELMA PETTERSON | 908 04 852

På vegne av et norsk Family Office søker vi en allsidig og serviceorientert Office Manager. Rollen er variert og praktisk, og passer for deg som liker å ha oversikt, skape struktur og bidra til et godt arbeidsmiljø. Du vil være en viktig støtte for organisasjonen, og bidra til en effektiv arbeidshverdag og god kontordrift. 

Arbeidsoppgaver:

• Ansvar for daglig drift av kontoret, og sørge for at kontoret til enhver tid er ryddig, organisert og velfungerende

• Ta imot gjester og legge til rette for møter (kaffe, servering m.m.)

• Tilrettelegge for lunsj og sørge for at fellesarealer alltid er innbydende

• Bestille mat, drikke og rekvisita til kontoret

• Ha oversikt over bygget, følge opp leiekontraktens vedlikeholdsplikter og håndtere praktiske henvendelser til gårdeier

• Hente og håndtere post

• Bistå inn mot arrangementer og reisebestillinger

• Bidra med enkle administrative oppgaver og støttefunksjoner ved behov

• Utføre andre ad hoc oppgaver som naturlig tilfaller rollen

Ønskede kvalifikasjoner

• Erfaring fra tilsvarende rolle innen kontordrift, administrasjon, resepsjon, Personal Assistant eller Executive Assistant er en fordel

• God ordenssans og evne til å holde oversikt over flere oppgaver samtidig

• God system- og IT-forståelse, erfaring med MS Office er en fordel

• Gode kommunikasjonsferdigheter både muntlig og skriftlig

Personlige egenskaper

• Serviceinnstilt og positiv, med et ønske om å gjøre hverdagen enklere for andre

• Strukturert og organisert, samtidig fleksibel når nye oppgaver dukker opp

• Praktisk anlagt og liker å ta ansvar for å få ting til å skje

• Bidrar til et godt arbeidsmiljø og trives med å gjøre det hyggelig for andre

---